Matriculación masiva en un curso Moodle a través de un archivo .csv

Cuando es necesario dar de alta y/o matricular a gran cantidad de usuarios en Moodle, puede recurrirse a realizar cargas masivas de usuarios a través de archivos csv. A continuación se desarrollan los pasos para  realizar este tipo de matriculación.

1. Configurar los campos del archivo

Para crear el archivo csv utilizamos una hoja de cálculo Excel. 

Es importante recalcar que los nombres de las columnas deben estar escritos tal y como se muestra en la imagen, todo en minúscula y sin que existan espacios en blanco delante o detrás de cada denominación.

En la primera fila debemos escribir los encabezados de la siguiente forma:

• username: aquí indicaremos el nombre de usuario.
• firstname: es el campo destinado a incluir del nombre propio de usuario.
• lastname: destinado a incluir el o los apellidos del usuario
• email: campo para el correo electrónico del usuario
• course1: se corresponde con el nombre corto del curso en la plataforma Moodle
• type1: en este campo se indica un número que se corresponderá con el rol que el usuario tendrá dentro del curso (1 = Estudiante, 2 = Profesor editor y 3 = Profesor no editor. Si el tipo se deja en blanco, o si no se especifica curso, el usuario por defecto será el estudiante)

Los campos que obligatoriamente tienen que aparecer en cualquier archivo de matriculación, son: username, firstname, lastname y email. 

El ejemplo anterior se ha indicado también el nombre corto del curso (course1) y el rol de matriculación (type1), que son los necesarios para que los usuarios queden matriculados un curso concreto. 

Además de estos campos es posible incluir otros muchos como por ejemplo: 

• Password: esta columna permite indicar la contraseña que se asigna a cada usuario. Si se incluye la contraseña, los valores deben cumplir los requerimientos de la política de contraseñas del sitio. Si se omite, se generará una contraseña para cada usuario y se enviará por correo.

• Group1: los usuarios quedaran matriculados en uno de los grupos específicos que estén creados en el curso

• Auth: el campo autentificación debe usarse si el sitio emplea un método de matriculación alternativo a la matriculación manual, como por ejemplo LDAP. Si este campo no se incluye el método de matriculación por defecto será manual.

• Otros campos referidos al perfil de usuario son: institution, department, city, country, lang, timezone, idnumber, icq, phone1, phone2, address, url, description, mailformat, maildisplay, maildigest, htmleditor, autosubscribe, interests

Para más información sobre estos campos puede acudir al siguiente enlace: Página de ayuda de Moodle

2. Incluir los datos en  un archivo csv

Una vez definidos los campos, es necesario incluir los datos de los usuarios. en la siguiente imagen se muestra un ejemplo:

3. Guardar los datos en formato csv

El siguiente paso consiste en guardar el archivo en formato csv, para después proceder a cargarlo en la plataforma Moodle. Para ello es necesario pulsar en la opción Guardar como del Excel, escribir el nombre del archivo y en el campo Tipo seleccionar la opción CSV(delimitado por comas) (*.csv).

4. Cargar el archivo en la plataforma Moodle

Se accede a la Administración del sitio< Usuarios<Cuentas< Subir usuarios

• Es necesario subir el archivo de matriculación en el campo archivo, bien arrastrándolo o bien seleccionándolo mediante el selector de archivos.
• En campo delimitador CSV no es necesario modificarlo, ya que el archivo configurado anteriormente admite ese delimitador.
• Codificación: por defecto viene seleccionada la opción UTF-8, pero podemos elegir cualquier de la que viene en el listado. En este ejemplo hemos elegido Windows-1252 ya que mostrará adecuadamente caracteres propios del idioma español, tales como acentos y eñes.
• Se pulsará el botón Subir archivo, una vez realizados los ajustes anteriores.

5. Previsualizar y configurar la matriculación

5.1. Previsualización, 

En la siguiente pantalla, en la parte superior se muestra una previsualización de los usuarios que incluye el archivo. 

5.2. Configuración

Debajo de la previsualización, se encuentran una serie de campos que permiten decidir distintos parámetros de subida y otros valores por defecto. En la imagen anterior se muestran los que se han seleccionado para el ejemplo que se ilustra, el resto de bloques de configuración (roles, valores por defecto y otros campos) han mantenido la configuración por defecto que traen, sin modificar nada.

A continuación se explican los detalles de las distintas opciones son: 

• Tipos de subida. Las opciones son:
• Agregar sólo nuevos, pasar por alto usuarios existentes: este es el modo de subida por defecto en Moodle. Creará una nueva cuenta de usuario para cada registro del archivo, pero si encuentra un nombre de usuario que ya existe lo pasará por alto.
• Agregar todo, añadir contador a nombres de usuario si fuera necesario: crea una nueva cuenta de usuario para cada registro del archivo. En este caso si encuentra un nombre de usuario que ya existe, crea una nueva cuenta añadiendo un número al nombre de usuario.
• Agregar nuevos y actualizar existentes: crea una nueva cuenta de usuario para cada nuevo usuario que encuentre en el archivo y si el usuario ya existe la información de esa cuenta será actualizada con los datos que aparezcan en el archivo.
• Actualizar solo usuarios existentes: en este caso se actualizarán las cuentas de los usuarios que ya existen y se ignorarán los nuevos usuarios.
•  Contraseña de nuevo usuario:
• Crear contraseña si es necesario y enviarla por correo electrónico: si se crear una cuenta de nuevo usuario, se creará también una contraseña que se remitirá al usuario por correo electrónico.
• Campo requerido en el archivo, en este caso se requerirá que la contraseña venga proporcionada en el archivo de subida. En el caso de que no esté incluida, se generará un error y no se creará la nueva cuenta.
• Detalles de usuario existente: este opción define como se actuará con los usuarios que ya existen previamente,
• Sin cambios, se ignoran los datos incluidos en el archivo y la cuenta de usuario queda como estaba previamente.
• Sobreescribir con valores del archivo, se sobreescriben los datos existentes en la cuenta sustituyéndolos por los que aparecen en el archivo.
• Sobreescribir con valores del archivo y valores por defecto, rellena datos ausentes con valores del archivo y valores por defecto, en este caso se añaden los datos proporcionados por el archivo en la cuenta del usuario existen, cargándolos solo si el campo está vacío y completa los valores predeterminados para los detalles del usuario existente cuando se proporcionan datos en el archivo.
• Contraseña de usuario existente: esta opción define como manejar los datos referidos a la contraseña de las cuentas de usuarios existentes.   
• Sin cambios, la contraseña no varia, será la misma que la cuenta tenía configurada previamente a la carga del archivo.
• Actualizar, sobreescribe la contraseña de la cuenta del usuario existente con la contraseña que aparece en el archivo que se ha subido.
• Permitir renombrar: esta opción solo se utiliza si en el archivo aparece un campo denominado oldusername, que permite renombrar a un usuario, con un nuevo username. La configuración por defecto es no.

• Permitir eliminar, solo para el caso de archivos que incluyan un campo deleted, en ese caso se puede usar el archivo para eliminar cuentas de usuarios por defecto. La configuración por defecto es no.

• Permitir suspensión y activación de cuentas, solo para casos en los que el archivo contenga un campo especial denominado suspended. En este caso, la cuenta de un usuario será suspendida cuenta el valor de del campo suspended sea 1.

• Prevenir cuentas duplicadas: la opción si permite impedir la matriculación de dos usuarios diferentes que tengan la misma cuenta de correo electrónico.

• Estandarizar nombre de usuarios, esta opción se usa por defecto para convertir los nombres de usuarios a letras minúsculas y quitar caracteres ilegales.

5.3. Roles

En esta bloque podemos cambiar la configuración por defecto de los valores aplicables en el archivo a los diferentes roles.

5.4. Valores por defecto y otros campos

Permite incluir una serie de valores por defecto que se aplicarán a cuestas de usuario.

Una vez finalizada la configuración de la subida y para terminar el proceso debemos pulsar el botón Subir usuarios.

6. Resultado de la subida

En la siguiente pantalla encontraremos la información relativa al resultado de la subida de los usuarios. 

En la parte superior encontramos un listado con la información de cada usuario y en la parte inferior, un resumen de los datos de la subida.

• Usuarios creados
• Usuarios actualizados
• Usuarios con contraseña débil
• Errores: es importante revisar este ya que nos va a informar si ha ocurrido algún error que ha impedido la matriculación de alguno de los usuarios. Nos indicará el número de errores que se han producido. 

Identificaremos rápidamente los errores que se han producido consultando en la tabla de resultados el campo de la izquierda Estado. Este campo indicará la palabra error. 

Para finalizar pulsaremos continuar, y será conveniente  consultar los participantes en el curso, para comprobar que la matriculación es correcta.

Se puede encontrar más información sobre el proceso descrito en el siguiente enlace de la página de Ayuda de Moodle